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Word中的自动化武器揭秘(上)

文章来源:中国电脑教育报 作者:图们月长圆

   现今社会的人们无论是工作还是生活都讲求一种高速度、高效率的原则,特别是对办公一族来说,过于繁琐的操作必将影响速度和效率的提高,而自动化的出现将操作简便化,这样就会自然而然地提高了工作效率。同样我们在编辑Word文档的时候,有效地利用Word中的自动化工具:“自动图文集”、“自动更正”、“自动完成”、“自动套用格式”,就会使文档的编辑变得更加得心应手。今天我们就来揭示一下Word中自动图文集的使用方法与技巧:

   在一个Word文档中,可能有很多地方都要用到相同的短语、句子或者剪贴画,如果每次遇到这些相同的短语、句子或者剪贴画都要输入或插入的话,势必就会增加了大量的重复工作。那么在这种情况下,我们就可以利用Word中的自动图文集功能,用很简单的字符代表短语、句子或者剪贴画。在需要键入或插入这些短语、句子或者剪贴画的时候,只需要键入它们的代表符号即可完成上面的操作,从而就减轻了很大的工作量。

   下面我们就以一个小实例来了解一下自动图文集的应用方法

   例如:如果我们在文章中要多次输入“中国电脑教育报”这一行字,那么怎样才能避免重复操作呢?

   解决思路:使用Word的自动图文集功能,用一个简单的字“电”来代表“中国电脑教育报”这一行字,以后只要键入“电”字,然后按F3键,Word就会自动地将整行文字拼写出来了。

   具体的实现过程如下:

   第一步:自动图文集的增加

   首先打开Word,然后键入“中国电脑教育报”这一行字并选取它们。接着单击菜单栏中的“插入→自动图文集→新建”命令或者按快捷键Alt+F3,打开“创建自动图文集”对话框。这时我们可以从对话框内看到显示的反白文字,如图所示。接着我们在对话框内键入“电”字,这样就用“电”字代表了“中国电脑教育报”这几个文字了 。

   提示:如果我们在Word中输入并选取的文字较多的话,那么在“创建自动图文集”对话框只显示对话框所能容纳的范围内的文字。

   第二步:自动图文集的使用

   自动图文集设置完成后,在Word工作区中将插入点移到要插入自动图文集处,然后键入自动图文集的名称。在这里我们使用上面设置的“电”字,接着按F3键,这样自动图文集所代表的短语或者句子就会出现了。

   如果我们使用英文字母作为图文集名称的话,Word不能区分英文字母大小写。单击自动图文集工具栏最前面的“自动图文集”按钮,就会打开自动图文集的设置对话框。选中某一个自动图文集词条,就会在对话框中的“预览”处显示目前所选自动图文集所代表的文字。如果忘了自动图文集的名称,打开此对话框找到相应的图文集名称即可。

   第三步:利用图文集存储表格

   自动图文集除了可以储存文字外,最能节省时间的地方就在于可以储存表格、剪贴画。实现的方法与上面讲述的方法相同。输入表格或者插入剪贴画后,选中它们,然后为它们设置成一个自动图文集,这样在实际使用时就可以用简短的字来代替它们了。

   通过上面的一系列操作方法的讲解,我想大家一定熟悉了“自动图文集”功能。下期我们还会继续揭示其他自动化武器的使用方法与技巧。

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