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办公软件打印全攻略

文章来源:中国电脑教育报 作者:陈秀峰

  在大大小小的Office中,打印操作要算是每一个办公新人类的入门技巧了吧。你会使用各种办公软件打印吗?你知道打印时要注意哪些问题吗?

   预览打印效果

   文档编辑完成后,执行[文件]→[打印预览]命令,或者直接“常用”工具栏上的[打印预览]按钮,即可预览文档的打印效果。

   提示:

   1. 如果没有安装打印机,在Excel和金山表格中无法预览,通常的解决方法是:在电脑中,任意添加一种打印机驱动程序就行了。

   2. 在Word的打印预览状态下,单击工具栏上的[放大镜]按钮,使其呈未选定状态,即可在预览状态下对文档直接进行编辑。

   3. 在Excel的打印预览状态下,单击工具栏上的[页边距]按钮,然后拖动页面四周的控制柄,即可快速调整页边距。

   添加水印

   这是Word独有的功能:

   1. 文字水印 执行[格式]→[背景]→[水印]命令,打开“水印”对话框(如图1),选中“文字水印”选项后,进行必要的设置,按下[确定]按钮,水印即刻添加到整个文件的每一个页面中。

   2. 图片水印 在上述对话框中,选中“图片水印”选项,然后按[选择图片]按钮,打开“插入图片”对话框,选中用为水印的图片(请事先用图像处理软件制作好),确定返回,再进行“缩放比例”等设置后,单击[确定]按钮,图片水印添加完成。

   在金山文字中,先用图像处理软件,将需要添加为“水印”的图片处理成“水印”的效果,保存起来。然后进入金山文字中,执行[插入]→[图片]命令,将上述制作的图片插入到文件中,并调整好大小和位置。右击图片,在随后弹出的快捷菜单中,分别选[排版位置]→[排在每一页]和[叠放次序]→[在文字下],“水印”效果就达到了。

 共享表格的标题行

   1. Word 在Word表格中,选定作为标题的行(可以是多行,但必须包含第1行),执行[表格]→[标题行重复]命令即可。

   2. 金山文字 选中表格任意单元格,执行[表格]→[表格属性]→[表格外观]命令,打开“表格外观”对话框,在“以标题行重复出现行数”右边的方框中输入作为标题的行数值,按[确定]键返回即可。

   3. Excel 执行[文件]→[页面设置]命令,打开“页面设置”对话框,切换到“工作表”标签下,按[顶端标题行]右侧的红色按钮,此时对话框转换为浮动状态条,用鼠标选中作为标题的行,然后单击浮动状态条右侧的红色按钮,返回“页面设置”对话框,按[确定]键退出即可。

   提示:在Excel和金山表格中,还可以共享左端标题列。

   打印指定区域

   这是Excel的独有功能:选中需要打印的连续单元格区域,打开“打印”对话框,选中“选定区域”选项后(如图2),单击[确定]按钮,就可以只将选定的区域打印出来。

   提示:

   1. 如果经常需要打印同一指定的区域,选中需要打印的连续单元格区域,执行[文件]→[打印区域]→[设置打印区域]命令,以后按普通的打印操作,即可将选定的区域打印出来。

   2. 选中不需要打印的行(列),右击鼠标,在随后弹出的快捷菜单中,选“隐藏”选项,然后再执行打印操作,则隐藏的行(列)不被打印出来(此法对金山表格同样有效)。


   逆页序打印

   有的打印机在连续打印时,将后打印出来的页面放在先打印出来的页面上面,整篇文档打印完后,最后一页在最上面,第一页在最下面,这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边,不仅麻烦,而且容易搞乱,我们可以用“逆页序打印”方法来解决这个问题:

   1. Word 打开“打印”对话框,按[选项]按钮,在弹出的对话框中,选中“逆页序打印”选项后,再[确定]打印。

  2. 金山文字 打开“打印”对话框,选中其中的“反序打印”选项,确定打印即可。

   缩版打印

   如果只想看一下打印的版面效果,可以在一张纸上打印多页文件的内容,达到节省纸张的目的:

   打开“打印”对话框,在“缩放”框内,设置好“每页的版数”,按确定键打印就行了。

   提示:

   1. Word一页最多可以打印16页的内容,金山文字1页可以打印4页的内容。

   2. 在Excel和金山表格中,如果一张表格稍微超出页面一点,采取调整列宽或行高的办法比较麻烦,用下面的方法就简单了:执行[文件]→[页面设置]命令,打开“页面设置”对话框,在“页面”标签中,选中“调整为”选项(如图3),并在后面设置一下“页宽”和“页高”数目,再确定打印,系统会自动按比例压缩进行打印。


   不打印图片

   如果只是为了校对文字内容,可以将文档中的图片不打印出来:

   执行[工具]→[选项]命令,打开“选项”对话框,切换到“打印”标签下,将“图形对象”选项前面复选框中的“∨”号清除(如图4)确定返回,再执行打印操作。

[返回]

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