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巧用WORD的自动更正功能

文章来源:pconline 作者:过中运

  自动更正是WORD的一项较为实用的辅助功能,但正因为它并非必需功能,所以常常被一般用户所忽视。事实上,只要我们使用得当,它可以帮助我们大大提高工作效率。

   一、拼写检查

   我们知道,在WORD中有一项“拼写和语法”功能,它可以检查出一些常见的拼写和语法错误。但由于中文是一种复杂的象形文字,它能检查的拼写错误就十分有限了,“自动更正”作为内置的拼写更正列表的补充,大大增强了拼写更正功能。在“自动更正选项”中,WORD中包含了大量常见词语的拼写错误,当我们键入错误的词语时,它会自动帮我们替换过来(如输入“吊以轻心”时,WORD会自动替换为“掉以轻心”),当然更多的词语则要靠我们在日常工作中积累。

  

二、巧输生僻字

   在我们处理文档的过程中,难免会遇到一些较难输入的生僻字,通常情况下,我们会想到用全拼等一些GBK字符集的输入法来输入,但每次切换输入法毕竟不方便,使用“自动更正”功能可以帮我们一劳永逸地解决这一问题。下面我们以输入“焗”字为例来说明它的操作过程。

  1)单击“工具”菜单里的“自动更正选项”命令,打开“自动更正”对话框。
   2)在“替换”输入框中键入“火、局”两个汉字。
   3)在“替换为”输入框中用全拼输入法键入“焗”字。
   4)依次单击“添加”和“确定”按钮。

   这样,下次我们要输入焗字时,只需输入火局两个汉字即可。

   三、输入特殊符号

   “自动更正选项”为我们提供了一些特殊符号的输入方法,此外,我们还可以自行添加一些常用符号的词条,如输入小数点时,常常需要切换到半角状态,这为我们实现快速输入带来很大障碍,我们可以通过以下步骤来实现自动输入小数点。

   1)执行菜单“工具→自动更正选项”命令,弹出“自动更正”对话框。
   2)在“替换”和“替换为”下边的输入框中分别输入“0。”和“0.”。
   3)重复以上步骤,输入“1。0”和“1.0”,直至“9。”和“9.”,最后单击确定。

   这样当我们键入“。”(句号)时,系统即自动更正为“.”(小数点)。

   我们还可以用同样方法来输入其它一些符号,如“WWW,”可替换为“WWW.”。

   四、自动签名

   如果你经常用WORD给朋友写信或投稿,在文档末尾你可能需要添加自已的电话、邮编、电子信箱及联系地址等一系列信息,如果每次都输入这样一大段既有汉字又有英文、数字的数据无疑是非常头痛的,用“自动更正”功能可以轻松帮你解决这一问题。你可以在“替换”一栏键入“我的签名”几个汉字,在“替换为”输入框中键入你的联系信息(最长为 255 个字符,若要创建更长的词条,请创建自动图文集词条)。这样下次你只需键入“我的签名”几个字,系统就会自动替换为你的联系信息,从而避免了繁琐的重复输入。

   当然,WORD有时会把并不需要“自动更正”的内容更正过来了,自动更正错误后,我们有两种方法可以将它撤销。一是按“CTRL+Z”键或按工具栏上的撤销键;二是单击文本旁边的“自动更正选项”按钮,在弹出的列表框中选择“改回至…”命令即可,不过这种方法只限于WORDXP。

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