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放假前该做些什么-办公技巧篇

文章来源:中国电脑教育报 作者:杨浩

  春节在即,大家也该收拾行装回家过年了。不过各位现代办公的Officer同仁们,有没有想过放假前该做些什么好让年假过完,能立刻、高效地重新投入工作中。好!就让我这同道中人,施展兵法,为大家献上几计。

   办公技巧篇

   第一计——备份模板

   长期使用Office的朋友都习惯自己制作了一些模板、创建了一些宏命令和其他一些个性化的东西,这样可以直接在Word、PowerPoint里面调用,而不需要重新编辑格式。备份这些文件可以在归来后直接使用(即使系统损坏也不会受影响)是绝对必要的。

   其实,在默认的情况下,宏命令是被存储在目录C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dot 文件中。假如电脑被多用户所使用,例如,添了一个名叫yang_hao的用户,你还要备份C:\Windows\profiles\yang_hao\Application Data\Microsoft\Templates\Normal.dot文件。将它们复制到备份的文件夹中就可以了!要恢复备份时,只要将备份的文件重新拷贝回原位置覆盖同名文件。如果你在Word使用过程中根据需要自创了一个模板,它们也被保存在上述两个目录中,但文件名是由你命名的模板名而确定的。将这些自创的模板文件(后缀名为.dot)同样备份!重装系统后,同样将备份文件拷回原文件夹。如果你在Word的“自动更正”功能中添加了许多词条,这些词条被存储在ACL文件中,告诉你一个简便方法,只要运用Windows的“查找”功能,查找后缀名为“ACL”的文件,将它们复制备份。重装系统后,将备份拷回原位置覆盖同名文件即可。

 第二计——Outlook备份邮件

   办公用户都习惯在自己的办公电脑上使用Outlook等邮件软件收发邮件,而Outlook默认的设置是从服务器上收到邮件后立刻删除掉邮件服务器上的邮件,也就是把邮件转到本地计算机上,但Outlook里的邮件被彻底删除后,就很难恢复。使用Micosoft的“个人文件夹备份”功能就可以很好的解决问题。

  
   图1 有备才能无患

   下载地址是:http://office.microsoft.com/china/Downloads/2002/Pfbackup.aspx,下载后执行EXE程序安装即可。选择Outlook的[文件]→[备份]菜单,在弹出的对话框里单击[保存备份文件]按钮(如图1)。建议大家单击[选项]按钮,将备份文件“PST”文件保存的位置另外指定,因为默认的备份位置在C盘下面。

   第三计——拒绝垃圾邮件

   在你休假的日子里,很可能没有机会上网,而现在的网络状况是——垃圾邮件泛滥成灾,如果不及时清理,轻则无法接受其他邮件;重则邮箱报废,所以保护好邮箱也是临走前一件重要的事。

  
   图2 把垃圾信拒之门外

   一般情况下我们使用邮件接收程序将邮件全部转入本机,硬盘总比邮箱的空间大,但如果要长期离开,可以使用一下“垃圾邮件过滤”程序。现在各大门户站的邮件服务功能,无论是收费还是免费邮箱几乎都提供该功能。以网易的免费邮箱为例,在进入邮箱后,单击右边的“垃圾邮件过滤”链接(其他邮件站点也应有类似的文字链接),然后根据提示输入拒收的邮件地址,单击[更新]就可以了。你可以在收到的垃圾邮件里单击“拒收”字样的链接来完成此功能(如图2)。

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